Kommunikation in hybriden Arbeitsumgebungen
Warum HR in den Prozess der Planung von Kommunikationsbereichen und Anwendungen eingebunden werden muss!
Moderne Konferenztechnik, Tools für virtuelle Kollaboration und Prozessdigitalisierung.
Egal ob sich die Transformation bei Ihnen im vollen Gange befindet oder erst so richtig Fahrt aufnimmt, eine wichtige Vermittlerrolle liegt innerhalb HR.

Hybrides Arbeiten, Modern Workplace und New Normal - viele Begrifflichkeiten kamen nicht erst in der Pandemie zustande. Alle haben eines gemeinsam - eine technische Basis.

Ob Konferenzsystem in den Meetingräumen, die Möglichkeiten moderner Gebäudeautomation wie Reservierungssysteme und benutzerspezifische Lichtszenarien auf Knopfdruck oder State of the Art Anwendungen, die das gemeinsame Arbeiten und Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen.

Alles in Allem eine Arbeitswelt, wie sie sich viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber wünschen. Die Einführung solcher Möglichkeiten und Systeme geschieht jedoch nicht zum Selbstzweck, sondern verfolgt größere Ziele.
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So kann ein Co-Working Space statt dem klassischen Meetingraum dabei helfen, die Mitarbeiter wieder zu motivieren vermehrt ins Büro zukommen und die neue Cloud-Lösung schafft mehr Transparenz bei der Zusammenarbeit und das alles in einem hybriden Szenario. So sieht die Idealvorstellung aus.

Die Praxis zeichnet ein anderes Bild und hält uns allen auch mal den Spiegel vor: Die Technik in Meetingbereichen wird als zu kompliziert empfunden, es gibt zu viele Anwendungen mit ähnlichen Funktionen und wo erhalte ich kurzfristig Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert wie geplant?

Während die Verantwortlichkeit bei der Auswahl von technischen Komponenten meist eindeutig ist, geht ein wesentlicher Bestsandteil bei der Konzeptionierung von Kommunikationsbereichen etwas verloren, nämlich die Fragestellung „Wie wird zwischen Technik und Nutzer vermittelt?" Der Spagat zwischen dem Verständnis der anstehenden Veränderung, den damit verbundenen neuen Möglichkeiten und notwendigen Skills kann sehr groß sein. Hier muss HR eine Vermittlerrolle einnehmen – denn die erwähnte Veränderung (gerne auch Transformation genannt ) ist zu diesem Zeitpunkt schon beschlossen und betroffen sind alle Mitarbeiter.

Nun heißt es handeln und eben alle Mitarbeiter auf diese Reise mitnehmen, um den Nutzungsgrad zu erreichen den es braucht, um die eingangs erwähnten Ziele zu erreichen.
Denn nur so werden die Systeme das was groß angekündigt wird – nämlich smart. Die „smarte" Bürowelt von heute soll Mitarbeiter in ihrem täglichen Handeln unterstützen aber auch das persönliche Wohlbefinden steigern.

HR sollte hierbei die Aufgabe intensiv begleiten oder gänzlich übernehmen, die heterogene Welt von Mitarbeitern unterschiedlichen Alters, Vorkenntnissen und Aufgaben vorzubereiten und dabei den kritischen Blick auf die Fragestellung "Wieviel Transformation gleichzeitig zu bewältigen ist" nicht verlieren. Entstehen kann eine Matrix aus Lerntypen und Zielgruppen aber auch an Key Usern und Partnern.

Hinzu kommt der Austausch mit den projektverantwortlichen Fachbereichen (häufig die Bereiche FM und IT), um gemeinsam Lösungsansätze und Konzepte zur Einführung zu erarbeiten - stetig begleitet von einer proaktiven Kommunikation. Die Worte stetig und proaktiv sind dabei essenziell. Mangelnde Informationen beflügeln Gerüchte und Phrasen (wieder wurde etwas groß angekündigt und nicht weiterverfolgt) und stehen somit dem Veränderungsprozess massiv im Weg. Ein Fehler der sich mit guter Vorbereitung vermeiden lässt.

Insgesamt lässt sich sagen, die konzeptionelle Vorbereitung bietet hier nicht nur den Vorteile Hürden im Umfang der Transformationen zu erkennen und Ihren Mitarbeitern das Werkzeug an die Hand zu geben das sie benötigen, es zeigt sich auch positiv im Austausch mit Betriebsräten.
"Nur wer die gesamte Transformation im Blick hat, kann proaktiv Einfluss auf das Umfeld nehmen und somit die Rahmenbedingungen schaffen, die es braucht, um das Vorhaben erfolgreich umzusetzen"
Und wie gelingt es HR ganz konkret aktiv Einfluss zu nehmen?
Stellen Sie Ihre Mitarbeiter in den Fokus Ihres Handelns! Der Bottom Up Ansatz ist nach unseren Erfahrungen der Königsweg, denn dieser bietet einige Vorteile:

- Mitarbeitern die Chance geben aktiv mitzugestalten
- Meinungen und Ideen werden dort eingeholt, wo die operative Nutzung stattfindet
- Key User frühzeitig einbinden, um einen Wissensvorsprung aufzubauen
- Kommunikationsumfang festlegen um wiederkehrende Fragestellung zu vermeiden

Als Ihre Experten für die Bereich Medientechnik und Licht, beraten wir Sie gerne und erarbeiten gemeinsamen mit Ihnen modernes und maßgeschneidertes Konzept das auch den Blick auf die Nachhaltigkeit nicht scheut. Ganz Egal ob Neubau oder Sanierung, ob Co-Working Space oder Meetingräume, wir bringen unsere jahrelangen Erfahrungen aus vielen Projekten mit ein und helfen speziell bei der Übersetzung zwischen technischen Themen und Ihrer „Mitarbeiterwelt". Dabei können wir Sie von der ersten Idee, über Konzeptstudien bis zur gemeinsamen Umsetzung begleiten. Ob im Workshop-Format, Interviews, Online- Umfragen oder ein Mix aus allen Methoden - wir legen gemeinsame mit Ihnen das richtige Vorgehen fest.

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